08.05.2020

Czy warto wydłużać okresy rozliczeniowe czasu pracy?

Jedną z instytucji „tarczy antykryzysowej” dedykowanych pracodawcom w związku z zaistniałą sytuacją epidemiologiczną jest wydłużenie okresów rozliczeniowych czasu pracy do maksymalnie 12 miesięcy (przy jednoczesnym zastosowaniu równoważnego systemu czasu pracy pozwalającego na wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin). Warto zatem przeanalizować, jakie korzyści wiążą się z wprowadzeniem tak długiego okresu rozliczeniowego oraz czy zawsze warto jest wdrażać to rozwiązanie.

Jakie firmy mogą skorzystać z możliwości wydłużenia okresu rozliczeniowego?

Na mocy przepisów ustawy z dnia 02.03.2020 r. „o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” wydłużone okresy rozliczeniowe wraz z równoważnym systemem czasu pracy mogą być stosowane przez pracodawców spełniających przesłanki opisane w art. 15zf w/w ustawy dotyczące m.in. spadku obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i niezalegania w regulowaniu zobowiązań publicznoprawnych. Możliwość wprowadzenia wydłużonych okresów rozliczeniowych została przewidziana także w kodeksie pracy przy spełnieniu uregulowanych   w tych przepisach warunków (szczegółowe informacje na temat procedury wprowadzania wydłużonych okresów rozliczeniowych znajdą Państwo w alercie zatytułowanym „PROCEDURA WYDŁUŻANIA OKRESU ROZLICZENIOWEGO CZASU PRACY”). Na rozwiązaniu tym skorzystają jednak głównie te firmy, u których ma miejsce zmienne zapotrzebowanie na pracowników i u których występuje konieczność uelastycznienia czasu pracy. Będą to m.in. przedsiębiorcy, którzy na skutek sytuacji epidemiologicznej zmuszeni byli zmniejszyć swą aktywność produkcyjną lub usługową i którzy jednocześnie przewidują intensyfikację działalności w kolejnych miesiącach.

Jakie korzyści wiążą się z wprowadzeniem dłuższych okresów rozliczeniowych?

Okres rozliczeniowy służy do rozliczania czasu pracy pracowników. To określona liczba następujących po sobie tygodni lub miesięcy, w których dokonywane jest obliczenie wymiaru czasu pracy, jaki powinien przepracować pracownik. Upływ tego okresu daje pracodawcy możliwość ustalenia, czy został zachowany przeciętnie 5-dniowy i 40-godzinny tydzień pracy. Zaletą długich okresów rozliczeniowych jest możliwość elastycznego planowania czasu pracy. Pracodawcy, u których aktualnie występuje mniejsze zapotrzebowanie na pracę, mogą bowiem zlecać pracownikom mniejszą ilość zadań (w bieżących miesiącach okresu rozliczeniowego) przy równoczesnym zaplanowaniu większej ilości pracy dla tych osób w kolejnych miesiącach. W ten sposób firmy mogą dostosowywać czas pracy załogi do zmiennego popytu na ich produkty lub usługi bez konieczności późniejszego kwalifikowania zwiększonego wymiaru czasu pracy jako nadgodziny.  Należy jednak podkreślić, iż konkretne korzyści wynikające z wydłużenia okresu rozliczeniowego oraz granice dopuszczalnego wydłużania czasu pracy w przyszłych miesiącach tego okresu będą uzależnione od obowiązującego w zakładzie pracy systemu czasu pracy:

Długie okresy rozliczeniowe są korzystne przede wszystkim w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, w którym dopuszczalne jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy nawet do 12 godzin. W takim przypadku przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (w zakresie wykraczającym poza 8-godzinną normę) jest równoważony krótszym wymiarem czasu pracy w innych dniach okresu rozliczeniowego lub całymi dniami wolnymi od pracy. Dłuższe okresy rozliczeniowe pozwolą zatem na to, aby obecnie (w czasie obniżonego zapotrzebowania na pracę pracowników) planować ich pracę w niższym wymiarze godzinowym, a następnie – w późniejszych miesiącach okresu rozliczeniowego – odpowiednio zwiększyć wymiar tej pracy. Wydłużenie okresu rozliczeniowego pozwoli także uniknąć tych nadgodzin, które mają charakter średniotygodniowy powstałych z tytułu przekroczenia normy przeciętnie 5-dniowego oraz 40-godzinnego tygodnia pracy (np. z tytułu pracy w dodatkowym dniu 5-dniowego tygodnia). Normy te nie mają bowiem sztywnego charakteru. Dzięki wydłużeniu okresu rozliczeniowego możliwe będzie ich bilansowanie w okresie rozliczeniowym, tj. zlecenie pracownikowi mniejszej liczby dni pracy w bieżących miesiącach przy jednoczesnym odpowiednim zwiększeniu liczby dni pracy w innych tygodniach okresu rozliczeniowego, w taki sposób, by tygodniowy wymiar czasu pracy nie przekraczał średnio 5 dni i średnio 40 godzin.

Jeżeli w zakładzie pracy obowiązuje podstawowy system czasu pracy (zakładający pracę po 8 godzin dziennie), korzyści z wprowadzenia długiego okresu rozliczeniowego będą mniejsze, niż w przypadku systemu równoważnego. W takim przypadku wydłużenie okresu rozliczeniowego nie będzie uprawniać pracodawcy do tego, aby w miesiącach zwiększonego zapotrzebowania na pracę dokonać podwyższania dobowego czasu pracy do 12 godzin. W systemie tym norma 8-godzinna ma bowiem charakter sztywny i nieprzekraczalny. W takim przypadku praca ponad 8 godzin dziennie będzie zawsze powodować powstanie nadgodzin dobowych, a te nie są niwelowane poprzez rozłożenie ich w czasie (w okresie rozliczeniowym). W podstawowym systemie czasu pracy wydłużenie okresu rozliczeniowego pozwoli uniknąć tylko tych nadgodzin, które mają charakter średniotygodniowy, tj. powstałych z tytułu pracy w dodatkowym dniu tygodnia (np. w sobotę) powodującej przekroczenie normy przeciętnie 5-dniowego oraz przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy.

Podkreślenia wymaga fakt, iż długi okres rozliczeniowy nie zapobiega powstaniu nadgodzin dobowych wynikających z tytułu przekroczenia maksymalnego dobowego wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym systemie czasu pracy. Jeżeli zatem pracodawca zaplanuje dobowy wymiar czasu pracy powyżej maksymalnego pułapu (np. powyżej 12 godzin pracy na dobę w systemie równoważnym lub powyżej 8 godzin na dobę w systemie podstawowym), to dojdzie do powstania nadgodzin dobowych niezależnie od tego, jak długi okres rozliczeniowy zostanie wprowadzony. Przekroczenia maksymalnego dobowego wymiaru czasu pracy nie można bowiem bilansować w okresie rozliczeniowym.

Mimo, iż długi okres rozliczeniowy nie zapobiegnie powstaniu nadgodzin dobowych, to jednak będzie on korzystny w aspekcie terminu ich rozliczania (w formie udzielenia czasu wolnego). Jeżeli bowiem czas wolny udzielany w zamian za nadgodziny przyznawany jest przez pracodawcę z własnej inicjatywy (bez wniosku pracownika), to na mocy art. 1512 § 2 k.p. pracodawca zobowiązany jest do udzielenia go do końca okresu rozliczeniowego. Wydłużenie tego okresu pozwala zatem na zrekompensowanie nadgodzin dobowych nawet po kilku miesiącach od ich wystąpienia. Długość okresu rozliczeniowego traci jednak na znaczeniu w przypadku, gdy nadgodziny rozliczane są na wniosek pracownika. Jeżeli bowiem czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych udzielany jest z inicjatywy zatrudnionego, może on przypadać w dowolnym terminie, także po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

W przypadku wydłużenia okresu rozliczeniowego pracodawca zyskuje także więcej czasu na udzielenie dnia wolnego z tytułu pracy w niedzielę i święta. Pracodawca jest bowiem zobowiązany udzielić tego typu odpoczynku do końca okresu rozliczeniowego (art. 15111 k.p.)

Jakie są negatywne aspekty długich okresów rozliczeniowych?

W niektórych sytuacjach długie okresy rozliczeniowe (dłuższe niż jeden miesiąc) mogą okazać się kosztowne dla pracodawcy. Należy bowiem pamiętać, iż możliwość rozliczania czasu pracy w cyklu kilkumiesięcznym nie zmienia zasad i terminów wypłacania pensji. Pracownikowi nadal będzie przysługiwać comiesięczne wynagrodzenie za przepracowany czas. W przypadku pracowników rozliczanych stawką godzinową za okres, w którym pracownik wykonuje zadania w większym wymiarze, pracodawca zawsze będzie musiał wypłacić wynagrodzenie za rzeczywiste godziny pracy. Natomiast w miesiącu, w którym dojdzie do odpowiedniego zmniejszenia czasu pracy, pracodawca nie będzie mógł obniżyć płacy poniżej progu minimalnego wynagrodzenia, nawet wtedy, gdy rzeczywista liczba godzin pracy będzie znikoma lub pracownik w ogóle nie będzie wykonywać pracy. Zgodnie bowiem z art.  129 § 5 k.p. Jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów; w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy. W przypadku pracowników rozliczanych miesięcznym wynagrodzeniem ryczałtowym w każdym miesiącu pracownik otrzyma jednakową wysokość wynagrodzenia zasadniczego niezależnie od rzeczywistego wymiaru zaplanowanej pracy.

Ponadto należy zauważyć, że wydłużenie okresu rozliczeniowego zwiększa ryzyko braku możliwości „odrobienia” przez pracownika obniżonego wymiaru czasu pracy. Może się bowiem zdarzyć, że w okresie, na który planowana była intensyfikacja zadań, dana osoba zachoruje lub jej umowa o pracę zostanie rozwiązana, a tym samym nie zdąży ona „odpracować” udzielonego czasu wolnego. W przypadku pracowników wynagradzanych stałą miesięczną pensją (ryczałtową) wyżej opisana sytuacja będzie jednoznaczna z nadpłaceniem wynagrodzenia. W miesiącu obniżonego wymiaru czasu pracy osoby te otrzymają bowiem pełne wynagrodzenie mimo mniejszej liczby godzin pracy. Rozwiązanie umowy o pracę w trakcie długiego okresu rozliczeniowego może prowadzić także do innych komplikacji. W przypadku, gdy ustanie stosunku pracy będzie mieć miejsce po okresie wzmożonej pracy, zanim pracownik zdąży „odebrać” czas wolny przysługujący w zamian za wydłużony wymiar czasu pracy, to dojdzie do powstania nadgodzin. Będą to najczęściej nadgodziny średniotygodniowe (wynikające z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej).

W przypadku długich okresów rozliczeniowych (dłuższych niż jeden miesiąc) kosztowne okazują się także godziny nadliczbowe. Z treści art. 151(2) § 2 k.p. wynika bowiem, iż w przypadku rozliczania nadgodzin bez wniosku pracownika pracodawca powinien udzielić zatrudnionemu czasu wolnego od pracy w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych i nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.  Podobną zasadę stosuje się w przypadku udzielania dnia wolnego w zamian za pracującą niedzielę lub święto. Jeżeli zatem pracodawca przyzna pracownikowi dzień wolny z własnej inicjatywy i nastąpi to w innym miesiącu niż ten, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe (bądź pracująca niedziela/święto), to dojdzie do podwójnego opłacenia pracy ponadwymiarowej. Za pierwszy miesiąc, w którym pracownik wykonywał pracę ponad obowiązujące go normy, pracodawca będzie bowiem musiał wypłacić mu wynagrodzenie za rzeczywiście przepracowany czas (zarówno za pracę harmonogramową jak i ponadnormatywną), a w kolejnym miesiącu (w którym pracownik korzysta z czasu wolnego w zamian za nadgodziny) pracodawca nie będzie mógł pomniejszyć wynagrodzenia, mimo że w miesiącu tym pracownik będzie pracował krócej z powodu odbioru czasu wolnego. Sytuacja taka nie wystąpi, jeżeli czas wolny od pracy przysługujący za pracę ponadwymiarową zostanie udzielony pracownikowi jeszcze w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny (lub pracująca niedziela/święto) albo gdy pracownik sam poprosi o udzielenie mu odpoczynku. W związku z powyższym dla pracodawcy rozliczającego nadgodziny czasem wolnym najkorzystniej będzie udzielać wolnego jeszcze w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny (oczywiście zasada ta ma zastosowanie do nadgodzin wynikających z przekroczenia normy dobowej, gdyż stwierdzenie zaistnienia nadgodzin średniotygodniowych wynikających z przekroczenia normy przeciętnie 5-dniowgo i przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy będzie możliwe dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego).

Podkreślenia wymaga także fakt, iż długie okresy rozliczeniowe nie wydłużają czasu na wypłatę pracownikom dodatków za pracę w nadgodzinach dobowych (wynikających z przekroczenia normy dobowej czasu pracy). Jeżeli bowiem pracodawca zdecyduje się na finansową formę rekompensaty tych nadgodzin, dodatek oraz wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych powinny zostać uiszczone w zwykłym terminie wypłaty (po zakończeniu miesiąca, w którym wystąpiły nadgodziny dobowe). Jedynie dodatki za pracę w nadgodzinach średniotygodniowych należy wypłacać po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

W kontekście wysokości świadczeń za nadgodziny średniotygodniowe długie okresy rozliczeniowe mogą się okazać niekorzystne dla tych pracodawców, którzy za kilka miesięcy będą planować podwyższenie wynagrodzeń pracowników. Wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny średniotygodniowe wypłacane są bowiem po zakończeniu okresu rozliczeniowego przy uwzględnieniu wysokości pensji obowiązującej w ostatnim miesiącu tego okresu.  Jeżeli zatem pracodawca dokona podwyżki wynagrodzenia w trakcie okresu rozliczeniowego (np. w jednym z ostatnich miesięcy wydłużonego okresu rozliczeniowego), to nadgodziny średniotygodniowe będą musiały zostać rozliczone przy uwzględnieniu nowych stawek wynagrodzenia nawet wtedy, gdy praca ponadwymiarowa miała miejsce przed tą podwyżką (np. w pierwszych miesiącach okresu rozliczeniowego).

ZAPEWNIAMY POMOC

Na wszelkie Państwa pytania dotyczące prawa budowlanego w związku z epidemią COVID-19 odpowiedzą prawnicy FILIPIAK BABICZ LEGAL Spółka komandytowa z siedzibą w Poznaniu.

Zobacz także:
02.11.2020

ALERT PRAWNY: Projekt „Branżowej” Tarczy Antykryzysowej 6.0

14.10.2020

PRZEWODNIK po kontrolach związanych z pomocami antykryzysowymi

16.06.2020

Dofinansowanie z programu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości

01.06.2020

Tarcza antykryzysowa 3.0. – dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przez podmioty posiadające tytuł prawny do zabytku o statusie pomnika historii lub zabytku wpisanego na listę dziedzictwa światowego

01.06.2020

Tarcza antykryzysowa 3.0

01.06.2020

Pomoc publiczna dla przedsiębiorców na podstawie ustawy antykryzysowej a pomoc publiczna otrzymywana z innych źródeł