Zbliżający się wielkimi krokami proces dematerializacji akcji spółek niepublicznych, w wyniku którego wszystkie papierowe akcje na okaziciela i akcje imienne mają zostać obligatoryjnie zastąpione akcjami w postaci elektronicznej, został odroczony w czasie. W dniu 16 maja 2020 r. weszła bowiem w życie ustawa z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (potocznie znana jako Tarcza antykryzysowa 3.0) na mocy, której termin na spełnienie pierwszorzędnych obowiązków uległ przesunięciu z 30 czerwca 2020 r. na 30 września 2020 r., przy czym wstępne obowiązki należało spełnić już od początku roku 2020. Odpowiedniemu odsunięciu w czasie uległy także pozostałe powiązane obowiązki i terminy, w szczególności moc obowiązująca dokumentów akcji wygaśnie dopiero 1 marca 2021 r.
Pomimo wskazywanego przesunięcia terminów nie zostało już wiele czasu na spełnienie pierwszorzędnych obowiązków, zwłaszcza że dematerializacja akcji dotyczy zarówno spółek akcyjnych, jak i spółek komandytowo-akcyjnych bez jakichkolwiek kryteriów wyłączających.
Poniżej zaprezentowany został harmonogram najważniejszych obowiązków uwzględniający zmiany odnośnych terminów, które zostały wprowadzone Tarczą antykryzysową 3.0.
Wstęp
Ustawodawca, kierując się przesłanką bezpieczeństwa obrotu, uznał, że konstrukcja prawna akcji na okaziciela kreuje zbyt duże ryzyko i niemożliwość zagwarantowania informacji podatkowych o ich właścicielach. Przede wszystkim z tego powodu, ale także z uwagi na efektywność obrotu, wprowadzono więc obowiązek dematerializacji wszystkich akcji zarówno spółek publicznych, jak i niepublicznych. Skutkiem dematerializacji ma być zatem stworzenie jednolitych ram prawnych autonomicznego reżimu obrotu akcjami spółek niepublicznych poza obrotem na rynku zorganizowanym, tj. reżimu opierającego się na funkcji zapisu ujawnianego w, utworzonym specjalnie dla tego celu, rejestrze akcjonariuszy.
Z uwagi na powyższe spółki akcyjne oraz spółki komandytowo-akcyjne muszą spełnić szereg obowiązków celem dostosowania swojego funkcjonowania do nowych regulacji prawnych.
Co i kiedy?
| Od 1 stycznia 2020 r. | Obowiązek posiadania strony internetowej wraz ze stosowną zakładką dla akcjonariuszy oraz ujawnienia jej w rejestrze przedsiębiorców KRS. |
| Do 30 września 2020 r. | 1) obowiązek zwołania walnego zgromadzenia akcjonariuszy w celu dokonania wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy albo podjęcia decyzji o zarejestrowaniu akcji w Krajowym Depozycie Papierów Wartościowych;
2) obowiązek podjęcia uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy w zakresie określonym w pkt. 1); 3) zawarcie umowy z podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy albo z Krajowym Depozytem Papierów Wartościowych; 4) obowiązek dokonania pierwszego wezwania do złożenia dokumentów akcji w spółce. |
| Do 31 stycznia 2021 r. | Obowiązek dokonania 5 wezwań w odstępach nie krótszych niż co 2 tygodnie i nie dłuższych niż co miesiąc. |
| 1 marca 2021 r. | Utrata ważności dokumentów akcji z mocy prawa (wygaśnięcie ich mocy obowiązującej) z jednoczesnym otwarciem rejestrów akcjonariuszy, a także wejściem w życie pozostałych przepisów dematerializacji. |
| 1 stycznia 2026 r. | Wygaśnięcie mocy dowodowej akcji niezarejestrowanych w rejestrze akcjonariuszy lub Krajowym Depozycie Papierów Wartościowych. |
Strona internetowa
Od 1 stycznia 2020 r. każda spółka akcyjna i spółka komandytowo-akcyjna ma obowiązek prowadzenia własnej strony internetowej i zamieszczania na niej, w miejscach wydzielonych na komunikację z akcjonariuszami, wymaganych przez prawo lub statut ogłoszeń pochodzących od tejże spółki. Podmioty podlegające obowiązkowemu wpisowi do rejestru są zobowiązane zgłaszać adres strony internetowej (oraz jego zmianę) do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.
Dokonywanie ogłoszeń w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nie będzie wyłączać obowiązku dokonania tychże ogłoszeń także na stronie internetowej.
UWAGA! Te obowiązki dotyczą spółek już od początku bieżącego roku!
Wybór podmiotu prowadzącego rejestr
Jeszcze przed wezwaniem akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji spółka jest obowiązana do zawarcia umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z podmiotem uprawnionym do prowadzenia rachunków papierów wartościowych, albo umowy o rejestrację akcji w depozycie papierów wartościowych Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych.
Podmiot ten jest wybierany przez walne zgromadzenie akcjonariuszy, dlatego w pierwszej kolejności należy dokonać zwołania walnego zgromadzenia akcjonariuszy w celu podjęcia stosownych uchwał. W przypadku spółek dopiero powstających wyboru dokonują założyciele przy zawiązaniu spółki.
Spółka jest obowiązana do niezwłocznego zawarcia umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z podmiotem wybranym przez walne zgromadzenie. Umowę zawiera zarząd spółki zgodnie z zasadami reprezentacji.
UWAGA! Spółka niepubliczna może zdecydować się na rejestrację akcji albo w rejestrze akcjonariuszy, albo w depozycie papierów wartościowych, ale tylko w jednym z tych podmiotów. Akcje tej samej spółki nie mogą być zarejestrowane jednocześnie w rejestrze akcjonariuszy i depozycie papierów wartościowych.
UWAGA! Wybór depozytu papierów wartościowych prowadzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. spowoduje konieczność stosowania do spółki niepublicznej części regulacji dot. spółek publicznych, m.in. części przepisów o organizacji walnego zgromadzenia spółki publicznej. Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady, z którymi warto zapoznać się przed ostateczną decyzją.
Wezwania do złożenia dokumentów akcji
Po wyborze podmiotu prowadzącego rejestr spółka jest obowiązana pięciokrotnie wezwać akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce oraz udostępnić informację o wezwaniu na stronie internetowej spółki w miejscu wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami przez okres nie krótszy niż trzy lata od dnia pierwszego wezwania. Wezwania następują w sposób właściwy dla zwoływania walnego zgromadzenia spółki.
Pierwsze wezwanie musi mieć miejsce w terminie do dnia 30 września 2020 r. Natomiast, kolejne wezwania nie mogą być dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc ani krótszym niż dwa tygodnie. Co więcej, spółka powinna dokonać pięciu wezwań niezależnie od tego, czy akcje zostały już złożone. Przepis nie przewiduje niestety możliwości zaniechania obowiązku w przypadku wcześniejszego złożenia wszystkich akcji danej spółki.
UWAGA! W przypadku spółek, w których wszystkie akcje są imienne, wezwanie może zostać wysłane akcjonariuszowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził zgodę na taką formę kontaktu wraz z podajaniem adresu e-mail. W przeciwnym razie, konieczne jest wysyłanie listów poleconych lub przesyłek kurierskich. Nadto, jeżeli akcje spółki są choćby w części akcjami na okaziciela, procedura staje się dość kosztochłonna – należy dokonywać ogłoszeń za pomocą publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W każdym wypadku należy dokonać wezwań na stronie internetowej spółki.
Przekazanie dokumentów akcji
Złożenie dokumentów akcji w spółce odbywa się za pisemnym pokwitowaniem wydanym danemu akcjonariuszowi. Choć termin na złożenie dokumentów akcji w spółce mija teoretycznie 28 lutego 2021 r., to praktycznie powinno mieć to miejsce wcześniej z uwagi na konieczność uwzględnienia czasu na procedowanie odpowiedniego podmiotu prowadzącego rejestr. Stosowny termin na złożenie akcji z podmiotem prowadzącym rejestr będzie wynikać z jego wewnętrznie przyjętego harmonogramu, stąd warto wcześniej zapoznać się z instrukcjami udostępnianymi przez dany podmiot. Co więcej, jeżeli akcje nie zostały wcześniej wydane, powinny zostać najpierw wydane danemu akcjonariuszowi, a dopiero w dalszej kolejności złożone przez niego w spółce.
UWAGA! Do dnia 1 marca 2021 r. do wykonywania i przenoszenia praw z akcji na okaziciela, których dokumenty zostały złożone w spółce, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące akcji imiennych.
UWAGA! W przypadku, gdy akcje uległy zniszczeniu albo zgubieniu, konieczne może być sięgnięcie do procedury określonej w dekrecie z dnia 10 grudnia 1946 r. o umarzaniu utraconych dokumentów. Jest ona jednakże długotrwała, dlatego w pierwszej kolejności należy upewnić się czy w statucie spółki nie została przewidziana inna, uproszczona procedura. Jeżeli takich postanowień nie przewidziano, wówczas należy rozważyć zmianę statutu celem uregulowania trybu umarzania zniszczonych lub utraconych dokumentów akcji, świadectw tymczasowych oraz innych dokumentów wydawanych przez spółkę. Wydanie duplikatów dokumentów wymaga jednakże w każdym wypadku uprzedniego ogłoszenia o zniszczeniu lub utracie dokumentów.
Utrata ważności dokumentów akcji
Moc obowiązująca dokumentów akcji wydanych przez spółkę wygasa z mocy prawa z dniem 1 marca 2021 r. Z tym samym dniem uzyskują moc prawną wpisy w rejestrze akcjonariuszy albo zapisy jej akcji na rachunkach papierów wartościowych. Od wskazanego terminu za akcjonariusza, wobec spółki, uważa się tylko tę osobę, która jest wpisana do rejestru akcjonariuszy.
Wygaśnięcie mocy dowodowej akcji zarejestrowanych
Dokument akcji zachowuje moc dowodową wyłącznie w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe i to jedynie w terminie do dnia 1 stycznia 2026 r. Po tym czasie dokumenty akcji utracą moc dowodową i posiadacz takiego dokumentu nie będzie mógł na jego podstawie w żaden sposób dochodzić ochrony praw wynikających z akcji.
Zapewniamy pomoc
Na wszelkie Państwa pytania dotyczące obowiązków w związku dematerializacją akcji odpowiedzą prawnicy FILIPIAK BABICZ LEGAL Spółka komandytowa z siedzibą w Poznaniu.
Zachęcamy do regularnego odwiedzania strony KORONAWIRUS – ALERTY PRAWNE FILIPIAK BABICZ LEGAL sp.k. w celu pozostawania na bieżąco z informacjami dot. tarczy antykryzysowej, a ponadto także w celu zapoznania się z pozostałymi prawnymi materiałami, mającymi ułatwić przedsiębiorcom funkcjonowanie w dobie epidemii.
