08.05.2020

Procedura wydłużania okresu rozliczeniowego czasu pracy

Jednym z rozwiązań przewidzianych w tzw. „tarczy antykryzysowej”, mających na celu wsparcie pracodawców w trudnościach wywołanych COVID-19, jest wydłużenie okresów rozliczeniowych czasu pracy (podstawowe informacje na temat wad i zalet długich okresów rozliczeniowych znajdą Państwo w alercie zatytułowanym „CZY WARTO WYDŁUŻAĆ OKRESY ROZLICZENIOWE CZASU PRACY”). W niniejszym opracowaniu omówiono procedurę wdrażania tych rozwiązań wynikającą z przepisów „tarczy” a także z Kodeksu pracy.

Procedura wynikająca z „tarczy antykryzysowej”:

Na mocy art. 15 zf ustawy z dnia 02.03.2020 r. „o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych” pracodawcom zostało przyznane uprawnienie do wydłużenia obowiązujących w zakładach pracy okresów rozliczeniowych czasu pracy do 12 miesięcy. Rozwiązanie to zakłada jednoczesne wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy zezwalającego na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin.  Warunkiem wdrożenia wyżej wskazanego okresu rozliczeniowego (wraz z równoważnym systemem czasu pracy) jest spełnienie przez pracodawcę następujących przesłanek:

1) u pracodawcy powinien wystąpić spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, przez który rozumie się spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym:

a) nie mniej niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po dniu 1 stycznia 2020 r. w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego lub
b) nie mniej niż 25%, obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po dniu 1 stycznia 2020 r. w porównaniu do obrotów miesiąca poprzedniego;
(za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, w przypadku gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, to jest w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego).

2) pracodawca nie może zalegać w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r. Wymogu tego nie stosuje się jednak do przedsiębiorców, w przypadku, gdy:

a) zadłużony przedsiębiorca zawarł umowę z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych lub otrzymał decyzję urzędu skarbowego w sprawie spłaty zadłużenia i terminowo opłaca raty lub korzysta z odroczenia terminu płatności albo
b) zaleganie w regulowaniu składek powstało w okresie spadku obrotów gospodarczych, o którym mowa powyżej, a przedsiębiorca dołączył do wniosku o przyznanie świadczeń przewiedzianych w „tarczy antykryzysowej” plan spłaty zadłużenia uprawdopodabniający poprawę kondycji finansowej przedsiębiorcy i pełną spłatę zaległości w regulowaniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub Fundusz Pracy, wraz z kopią wniosku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o rozłożenie na raty należności z tytułu tych składek lub o odroczenie płatności tych składek.

3) Pracodawca powinien także zawrzeć z reprezentacją pracowników porozumienie w sprawie wprowadzenia w zakładzie pracy równoważnego systemu czasu pracy i wydłużenia okresu rozliczeniowego. W imieniu pracowników porozumienie zawierają zakładowe organizacje związkowe (co najmniej organizacja reprezentatywna), a jeżeli u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa porozumienie podpisują przedstawiciele pracowników, wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy. W przypadku trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicieli pracowników z powodu COVID-19, w szczególności wywołanych nieobecnością pracowników, trwającym przestojem lub wykonywaniem przez część pracowników pracy zdalnej, porozumienie to może być zawarte z przedstawicielami pracowników wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy.

Po podpisaniu porozumienia pracodawca zobowiązany jest przekazać jego kopię właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia.

Wyżej wskazane porozumienie będzie stanowić samodzielną podstawę do ustalania okresu rozliczeniowego, tj. obowiązuje ono niezależnie od zapisów innych aktów wewnątrzzakładowych regulujących problematykę okresu rozliczeniowego (takich jak układ zbiorowy pracy, regulamin pracy czy obwieszenie, o którym mowa w art. 150 par. 1 k.p.).

Zaletą wyżej wskazanej procedury jest brak konieczności realizowania warunków wynikających z kodeksu pracy, które w normalnych okolicznościach (niezwiązanych z COVID -19) powinny zostać spełnione przez każdego pracodawcę zamierzającego wydłużyć okresy rozliczeniowe. Tradycyjne wydłużanie okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy (przeprowadzane w trybie kodeksu pracy) wymaga bowiem m.in. istnienia przyczyn o charakterze obiektywnym, technicznym lub dotyczących organizacji pracy.

Procedury wynikająca z kodeksu pracy

Pracodawcy, którzy nie spełniają warunków przewidzianych w „tarczy antykryzysowej” (np. w zakresie spadku obrotów lub niezalegania w regulowaniu zobowiązań publicznoprawnych) mogą wprowadzić wydłużone okresy rozliczeniowe z pominięciem wyżej wskazanego trybu – przy zastosowaniu zasad ogólnych uregulowanych w kodeksie pracy. Kodeks pracy zawiera dwie procedury wydłużania okresów rozliczeniowych:

1) Procedura obejmująca wszystkie systemy czasu pracy zakładająca zawarcie porozumienia z reprezentacją pracowników:

Na mocy art. 129 § 2 kodeksu pracy wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy dopuszczalne jest w każdym systemie czasu pracy (w tym w równoważnym) pod warunkiem jednak, iż:
– jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy oraz
– zostaną zachowane ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Co do zasady okresy rozliczeniowe powinny być regulowane w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, a w przypadku mniejszych pracodawców (u których nie występują wyżej wskazane akty) okresy te ustalane są w obwieszczeniu pracodawcy. Reguła ta dotyczy jednak tylko „zwykłych” okresów rozliczeniowych, tj. okresów w ich standardowej długości charakterystycznej dla danego systemu czasu pracy (np. w podstawowym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy może wynosić do 4 miesięcy, a w przypadku systemu równoważnego, o którym owa w art. 135 kp. okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać jednego miesiąca). Wydłużenie okresu rozliczeniowego powyżej tych tradycyjnych wymiarów (do 12 miesięcy) wymaga wdrożenia szczególnej procedury polegającej na zawarciu porozumienia z reprezentacją pracowników (jeżeli u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy to problematyka wydłużonych okresów rozliczeniowych może być uregulowana także w tym układzie). Na mocy wyżej wskazanego porozumienia okresy rozliczeniowe mogą zostać wydłużone nawet do 12 miesięcy.

Porozumienie zawierane jest z zakładowymi organizacjami związkowymi (co najmniej z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy). Jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują związki zawodowe porozumienie zawierane jest z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Po podpisaniu porozumienia pracodawca przekazuje jego kopię właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia.

Wyżej wskazane porozumienie będzie stanowić samodzielną podstawę do ustalania okresu rozliczeniowego, tj. obowiązuje ono niezależnie od zapisów innych aktów wewnątrzzakładowych regulujących problematykę okresu rozliczeniowego, takich jak układ zbiorowy pracy, regulamin pracy czy obwieszenie, o którym mowa w art. 150 § 1 k.p. Stosując wyżej wskazaną procedurę wydłużania okresu rozliczeniowego pracodawca nie ma obowiązku dokonywania modyfikacji regulaminu pracy, układu, ani obwieszczenia.

2) Dodatkowa procedura przedłużania okresu rozliczeniowego w równoważnym systemie czasu pracy:

W przypadku równoważnego systemu czasu pracy (z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 lub 24 godzin.) standardowy okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać jednego miesiąca (art. 135 § 1 oraz 137 k.p.). Kodeks pracy przewiduje jednak dwie alternatywne procedury wydłużania tego okresu rozliczeniowego. Jedna z tych procedur została opisana powyżej i zakłada ona podpisanie porozumienia z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi (art. 129 § 2 w zw. z art. 150 § 3 k.p.). Druga procedura może mieć zastosowanie „w szczególnie uzasadnionych przypadkach” (art. 135 § 2 i 3 k.p). Umożliwia ona przedłużenie okresu rozliczeniowego bez konieczności zawierania wyżej wskazanego porozumienia. W jej wyniku okres rozliczeniowy może jednak zostać wydłużony tylko do 3 miesięcy, a w przypadku prac uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych – do 4 miesięcy. W przypadku pracodawców, u których obowiązuje regulamin pracy, procedura ta zakłada podjęcie następujących czynności:

a) zmiany regulaminu pracy poprzez wprowadzenie w jego treści zapisu o stosowaniu wydłużonego okresu rozliczeniowego; w zakładach, w których funkcjonują związki zawodowe zmiana regulaminu pracy będzie wymagała uzgodnienia z tymi związkami; zmiana regulaminu wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy;
b) pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, jak również pracodawca, u którego działająca zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na wydłużenie okresów rozliczeniowych czasu pracy (tj. na zmianę regulaminu pracy obejmującą tę problematykę), powinien wdrożyć dodatkowe działania w postaci zawiadomienia właściwego inspektora pracy; wydłużone okresy rozliczeniowe będą mogły być stosowane nie wcześniej niż po otrzymaniu tego zawiadomienia przez PIP.

Przepisy prawa nie regulują formy wyżej wskazanego zawiadomienia. Dla celów dowodowych (aby pracodawca mógł potwierdzić spełnienie tego wymogu w toku ewentualnej kontroli PIP), rekomendowane jest jednak zachowanie formy pisemnej oraz wysłanie zawiadomienia w sposób umożliwiający określenie daty jego przekazania (np. listem poleconym). W piśmie skierowanym do PIP pracodawca powinien przedstawić informacje na temat długości nowego okresu rozliczeniowego i motywów jego wprowadzenia.

Jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, to tryb podjęcia decyzji o przedłużeniu okresu rozliczeniowego w równoważnym systemie czasu pracy będzie bardziej skomplikowany, gdyż w takiej sytuacji wymagane jest wystąpienie przez pracodawcę do związków zawodowych o przedstawienie przez te organizacje wspólnie uzgodnionego stanowiska na temat wdrożenia wydłużonych okresów rozliczeniowych w równoważnym systemie czasu pracy (i związanej z tym zmiany regulaminu pracy) oraz oczekiwanie na to stanowisko. Zgodnie bowiem z art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych pracodawca podejmuje samodzielną decyzję na temat w/w okresów rozliczeniowych tylko wtedy, gdy w sprawach tych organizacje związkowe (albo organizacje związkowe reprezentatywne, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy), nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę wniosku o jego zajęcie. Jeżeli organizacje nie przedstawią tego stanowiska w wyżej wskazanym terminie albo ich wspólne stanowisko będzie miało charakter negatywny pracodawca będzie mógł wprowadzić dłuższe okresy rozliczeniowe po uprzednim zawiadomieniu okręgowego inspektora pracy.

Jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy wyżej opisana procedura będzie wymagać wdrożenia zmian innego właściwego aktu, w którym uregulowano okresy rozliczeniowe (układu zbiorowego pracy bądź obwieszczenia).

Treść regulacji dotyczących wydłużenia okresu rozliczeniowego:

Niezależnie od rodzaju przyjętej procedury wydłużania okresów rozliczeniowych należy pamiętać, iż wprowadzając takie regulacje niezbędne jest wskazanie w ich treści nie tylko długości okresu rozliczeniowego, ale także sposobu jego liczenia (w szczególności momentu jego rozpoczęcia). Z uwagi na związek zachodzący pomiędzy okresami rozliczeniowymi i wypłatą wynagrodzeń za pracę, pracodawcy najczęściej stosują okresy pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi. Nie ma jednak prawnych przeszkód, aby okresy te rozpoczynały się w trakcie miesiąca. Zalecane jest jednak, aby nowe okresy rozliczeniowe wprowadzać po zakończeniu poprzednio obowiązujących cyklów. Wprowadzenie nowego okresu rozliczeniowego w trakcie trwania dotychczasowego okresu może bowiem skutkować powstaniem nadgodzin lub niedopracowaniem nominalnego czasu pracy. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie nowego okresu w toku bieżącego cyklu warto jest wyraźnie uregulować problematykę skrócenia dotychczasowego okresu rozliczeniowego.

Należy nadmienić, iż przepisy szczególne regulujące problematykę czasu pracy wybranych kategorii pracowników mogą przewidywać odmienne zasady i ograniczenia w przedłużaniu okresów rozliczeniowych (zastrzeżenie to dotyczy np. pracowników podmiotów leczniczych i kierowców).

ZAPEWNIAMY POMOC

Na wszelkie Państwa pytania dotyczące prawa budowlanego w związku z epidemią COVID-19 odpowiedzą prawnicy FILIPIAK BABICZ LEGAL Spółka komandytowa z siedzibą w Poznaniu.

Zobacz także:
02.11.2020

ALERT PRAWNY: Projekt „Branżowej” Tarczy Antykryzysowej 6.0

14.10.2020

PRZEWODNIK po kontrolach związanych z pomocami antykryzysowymi

16.06.2020

Dofinansowanie z programu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości

01.06.2020

Tarcza antykryzysowa 3.0. – dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przez podmioty posiadające tytuł prawny do zabytku o statusie pomnika historii lub zabytku wpisanego na listę dziedzictwa światowego

01.06.2020

Tarcza antykryzysowa 3.0

01.06.2020

Pomoc publiczna dla przedsiębiorców na podstawie ustawy antykryzysowej a pomoc publiczna otrzymywana z innych źródeł