ZAGADNIENIA OGÓLNE
W dniu 31.03.2020 r. weszły w życie szczególne rozwiązania prawne przewidziane w ustawie z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (zwane potocznie „tarczą antykryzysową”) mające na celu wsparcie przedsiębiorców w kryzysie wywołanym aktualną sytuacją epidemiologiczną. Niezależnie od uprawnień przyznanych w wyżej wskazanym akcie prawnym pracodawcom przysługują także dodatkowe możliwości wynikające z dotychczas obowiązujących przepisów (w szczególności Kodeksu pracy) pozwalające na obniżenie kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników.ol
POROZUMIENIE O ZAWIESZENIU STOSOWANIA ZAKŁADOWYCH PRZEPISÓW PRAWA PRACY
Wiele uprawnień pracowniczych generujących znaczne koszty dla przedsiębiorcy wynika z wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy, takich jak regulaminy wynagradzania, regulaminy premiowania i układy zbiorowe pracy (zakładowe i ponadzakładowe). W treści tych regulacji pracodawcy bardzo często przyznają bowiem pracownikom dodatkowe świadczenia niewynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, takie jak premie, dodatki, nagrody, dodatkowe odprawy itp. Art. 24127 kodeksu pracy (mający zastosowanie do układów zbiorowych pracy) oraz art. 91 kodeksu pracy (odnoszący się do pozostałych aktów wewnątrzzakładowych regulujących prawa i obowiązki pracowników) dają pracodawcom możliwość czasowego zawieszenia stosowania tych przepisów w całości lub w określonej części. Rozwiązanie to pozwala na ograniczenie kosztów związanych z zatrudnieniem. Warunkiem wdrożenia tego rozwiązania jest spełnienie dwóch przesłanek:
- konieczność zawieszenia przepisów prawa pracy powinna być uzasadniona sytuacją finansową pracodawcy oraz
- zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy powinno zostać uregulowane w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i reprezentacją pracowniczą.
W przypadku konieczności zawieszenia stosowania układu zbiorowego pracy wyżej wskazane porozumienie zawierane jest pomiędzy stronami tego układu, a w przypadku zawieszenia innych regulacji wewnątrzzakładowych w imieniu pracowników porozumienie podpisuje organizacja związkowa. Jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, porozumienie zawiera pracodawca i przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy.
Porozumienie obejmujące zawieszenie układu zbiorowego pracy podlega zgłoszeniu do rejestru odpowiednio układów zakładowych lub układów ponadzakładowych. Ponadto informację o zawieszeniu stosowania układu ponadzakładowego strony porozumienia przekazują stronom tego układu. W przypadku, gdy porozumienie obejmuje zawieszenie regulacji innych niż układ zbiorowy pracy (takich jak np. regulamin wynagradzania) pracodawca przekazuje porozumienie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może trwać dłużej niż przez okres 3 lat.
W zakresie i przez czas określony w porozumieniu nie stosuje się z mocy prawa wynikających z zawieszonych regulacji warunków umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy. Wdrożenie tego rozwiązania nie wymaga zatem stosowania wypowiedzeń zmieniających. Pracodawca nie musi także uzyskiwać zgody pracowników.
Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może dotyczyć przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów innych ustaw i aktów wykonawczych. Porozumienie nie może zatem ograniczać praw pracowników wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących (np. gwarancji wypłaty minimalnego wynagrodzenia, prawa do dodatków do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, odpraw emerytalno-rentowych w wysokości przewidzianej w kodeksie pracy itp.).
OGRANICZENIE UPRAWNIEŃ PRACOWNICZYCH WYNIKAJĄCYCH Z REGULACJI WEWNĄTRZZAKŁADOWYCH W INNYM TRYBIE NIŻ NA MOCY POROZUMIENIA W SPRAWIE ZAWIESZENIA PRZEPISÓW PRAWA PRACY
Pozbawienie pracowników dodatkowych uprawnień wynikających z regulacji wewnątrzzakładowych może odbyć się także w trybie tradycyjnej zmiany tego aktu (tj. bez zastosowania porozumienia w sprawie zawieszenia stosowania przepisów prawa pracy, o którym mowa w pkt 1 niniejszego opracowania). Rozwiązanie to jest jednak zdecydowanie mniej korzystne dla pracodawcy, gdyż wymaga wdrożenia procedur przewidzianych w kodeksie pracy obejmujących m.in. konieczność uzgodnienia treści tych modyfikacji z organizacjami zakładowymi (w przypadku funkcjonowania tych organizacji w zakładzie pracy) oraz zastosowania względem każdego z pracowników wypowiedzeń zmieniających lub porozumień zmieniających (art. 772 par. 4, art. 772 par. 5, art. 24113 par. 2 k.p.). Wręczenie każdemu z pracowników wypowiedzeń zmieniających może także skutkować wymogiem wdrożenia procedury zwolnień grupowych (obowiązek zastosowania tej procedury uzależniony jest od charakteru/doniosłości dokonywanych zmian oraz liczby pracowników, względem których wypowiedzenie zmieniające doprowadzi do rozwiązania stosunku pracy – wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 lutego 2019 r. II PK 283/17). Ponadto zmiany w regulacjach wewnątrzzakładowych dokonane w wyżej wskazanym trybie (tj. przy zastosowaniu tradycyjnych wypowiedzeń zmieniających) odniosą skutek względem poszczególnych pracowników dopiero z dniem upływu ich okresu wypowiedzenia.
POROZUMIENIE O STOSOWANIU MNIEJ KORZYSTNYCH WARUNKÓW ZATRUDNIENIA NIŻ WYNIKAJĄCE Z INDYWIDUALNYCH UMÓW O PRACĘ
Pracodawcy będący w trudnej sytuacji finansowej mają możliwość obniżenia kosztów działalności także poprzez zawarcie z reprezentacją pracowniczą porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z indywidualnych umów o pracę (art. 23¹ª k.p.). Na mocy wyżej wskazanego porozumienia pracodawca może np. dokonać obniżenia wymiaru czasu pracy pracowników, obniżyć wysokość wynagrodzenia, czy też pozbawić pracowników określonych w umowie o pracę dodatkowych świadczeń (np. premii, dodatków lub innych bonusów). Wyjątkowy charakter tego rozwiązania sprowadza się do przyznania pracodawcy prawa do modyfikowania indywidualnych umów o pracę bez konieczności uzyskiwania zgody każdego z pracowników oraz bez wymogu stosowania wypowiedzeń zmieniających. Zakres tych zmian i czas ich obowiązywania powinny zostać ustalone w porozumieniu zawartym z organizacją związkowa. Jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, porozumienie zawiera pracodawca i przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy.
Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może trwać dłużej niż przez okres 3 lat. Pracodawca przekazuje porozumienie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Dokument ten nie może jednak pozbawiać pracownika uprawnień przewidzianych przez przepisy powszechnie obowiązujące, np. prawa do wynagrodzenia za urlop, czy też wynagrodzenia minimalnego.
Zgodnie z art. 23¹ª k.p. wyżej wskazane porozumienie może zostać zawarte jedynie przez pracodawcę nieobjętego układem zbiorowym pracy lub zatrudniającego mniej niż 20 pracowników.
REDUKCJA ZATRUDNIENIA
Najbardziej radyklanym sposobem obniżenia kosztów pracy jest redukcja zatrudnienia. Rodzaj procedury, która powinna zostać wdrożona w przypadku rozwiązywania umów o pracę, uzależniony jest od stanu zatrudnienia w zakładzie pracy oraz od liczby pracowników objętych planowanymi zwolnieniami. Wyżej wskazane kryteria decydują o tym, czy dany pracodawca powinien zastosować procedurę zwolnień grupowych, czy też wypowiedzenia umów o pracę będą mogły zostać przeprowadzone z pominięciem wyżej wskazanego trybu.
Zakwalifikowanie danej redukcji zatrudnienia do zwolnień grupowych uzależnione jest od spełnienia niżej wskazanych przesłanek:
- pracodawca planujący zwolnienia zatrudnia co najmniej 20 pracowników,
- przyczyną dokonywanych zwolnień są powody niedotyczące pracownika (przyczyną niedotyczącą pracownika będzie np. sytuacja finansowa pracodawcy)
- w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje co najmniej:
- 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
- 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników,
- 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników
- zwolnienia odbywają się na podstawie wypowiedzeń dokonywanych przez pracodawcę lub na mocy porozumień stron stosunku pracy zawieranych z inicjatywy pracodawcy, przy czym porozumienia o rozwiązaniu umów o pracę uwzględniane są w wyżej wskazanych wyliczeniach tylko wtedy, gdy ich liczba wynosi co najmniej 5. W obliczeniach tych nie uwzględnia się natomiast wygaśnięcia umów terminowych rozwiązywanych na skutek upływu okresu ich trwania oraz wypowiedzeń umów cywilnoprawnych.
Jeżeli liczba zwalnianych pracowników osiągnie próg zwolnień grupowych, będzie to jednoznaczne z koniecznością wdrożenia przez pracodawcę szczególnej procedury. W ramach realizacji poszczególnych etapów tej procedery pracodawca powinien współpracować ze związkami zawodowymi. Jeżeli w zakładzie pracy nie funkcjonują organizacje związkowe, pracownicy powinni wybrać ze swego grona przedstawicieli, którzy będą brać udział w konsultacjach z pracodawcą. Procedura zwolnień grupowych obejmuje kilka złożonych etapów, w ramach których pracodawca m.in. zawiera ze związkami zawodowymi porozumienie (lub regulamin) regulujące szczegółowe zasady zwolnień oraz informuje o fakcie i zakresie zwolnień powiatowy urząd pracy.
Pracodawca dokonujący zwolnień grupowych zobowiązany jest do wypłacenia pracownikom odpraw. Wysokość odprawy uzależniona jest od zakładowego stażu pracy i wynosi odpowiednio równowartość:
- jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
- dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
- trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.
Prawo do odprawy przysługuje nie tylko pracownikom zwalnianym w ramach procedury zwolnień grupowych, ale także pracownikom, których umowy wypowiadane są z pominięciem tej procedury, pod warunkiem jednak, że pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników oraz wyłącznym powodem wypowiedzenia umowy o pracę jest przyczyna niedotycząca pracownika.
Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników przewiduje szereg ułatwień dla pracodawców (zatrudniających co najmniej 20 pracowników) pozwalających im na wypowiadanie umów o pracę lub zmienianie ich warunków wobec pracowników objętych ochroną przed wypowiedzeniem/rozwiązaniem umowy. Wypowiedzeniami mogą zostać objęci np. pracownicy przebywający na urlopie wypoczynkowym dłuższym niż 3 miesiące, pracownicy przebywający na urlopach bezpłatnych dłuższych niż 3 miesiące oraz na urlopach wychowawczych. Względem części kategorii pracowników chronionych dopuszczalne jest wypowiedzenia warunków pracy i płacy (np. względem pracowników w wieku przedemerytalnym, pracownic w ciąży i na urlopach związanych z rodzicielstwem, pracowników na zwolnieniach lekarskich).
Ograniczenie ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę ma zastosowanie nie tyko w przypadku zwolnień przeprowadzanych w trybie grupowym, ale także w przypadku zwolnień mniejszej liczby pracowników (niekwalifikującej się do zwolnień grupowych), pod warunkiem jednak, że wypowiedzenia dokonywane są wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracownika a pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników.
Jeżeli pracodawcy zależy na jak najszybszym rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikami, których obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia, to na podstawie art. 36¹ k.p. możliwe jest jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia (maksymalnie jednak do 1 miesiąca). Oświadczenie o skróceniu okresu wypowiedzenia należy zamieścić w treści wypowiedzenia umowy o pracę. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.
Należy pamiętać, że niezależnie od przyjętego tryby zwolnień, pracodawca dokonujący wypowiedzenia umowy o pracę (lub zmiany jej warunków) z przyczyn niedotyczących pracownika nie może dowolnie, ani arbitralnie dobierać osób, których dotkną zwolnienia. Decyzja w sprawie wyboru osób objętych wypowiedzeniami powinna bowiem zostać podjęta przy uwzględnieniu tylko i wyłącznie kryteriów o charakterze obiektywnym, takich jak przykładowo posiadane kwalifikacje, doświadczenie, staż, dyspozycyjność itp. W treści wypowiedzenia umowy o pracę należy zatem wskazać nie tylko przyczyny wypowiedzenia umowy, ale także powinno się nawiązać do zastosowanego kryterium doboru pracownika do zwolnienia z pracy. W ramach procedery zwolnień grupowych (lub zwolnień indywidualnych dokonywanych z przyczyn niedotyczących pracownika) warto jest zatem opracować plan/konspekt wskazujący na stosowane kryteria doboru oraz zawierający analizę sytuacji poszczególnych pracowników z uwzględnieniem stopnia realizowania przez nich w/w kryteriów.
REDUKCJA WYMIARU ETATU ORAZ PRZESTÓJ – Z POMINIĘCIEM ROZWIĄZAŃ PRZEWIDZIANYCH W „TARCZY ANTYKRYZYSOWEJ”
Pracodawcy, którzy nie chcą lub nie mogą skorzystać z możliwości przewidzianych w ustawie zwanej potocznie „tarczą antykryzysową” dotyczących przestoju lub ograniczenia wymiaru etatu pracowników mogą wdrożyć podobne rozwiązania przy zastosowaniu przepisów kodeksu pracy.
OBNIŻENIE WYMIARU ETATU PRACOWNIKÓW
Obniżenie kosztów pracowniczych może zostać dokonane poprzez ograniczenie wymiaru etatu zatrudnionych osób. Wraz ze zmianą wymiaru czasu pracy dokonuje się bowiem proporcjonalnego obniżenia wynagrodzenia za pracę. Jest to dogodne rozwiązanie w szczególności dla tych przedsiębiorców, którzy mimo kryzysu nadal świadczą swe usługi, lecz w mniejszym zakresie. Obniżenie wymiaru etatu pracowników z pominięciem procedur uregulowanych w tarczy antykryzysowej będzie wymagać od pracodawcy dokonania zmian umów o pracę wszystkich pracowników objętych redukcją wymiaru czasu pracy. Modyfikacja warunków zatrudnienia będzie musiała zostać wdrożona w trybie wypowiedzenia zmieniającego uregulowanego w art. 42 kodeksu pracy lub na mocy zgodnego porozumienia stron. Zmiana wymiaru etatu dokonana w trybie wypowiedzenia zmieniającego wejdzie w życie dopiero z dniem upływu okresów wypowiedzenia pracowników. Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na przyjęcie zaproponowanych w wypowiedzeniu nowych zasad zatrudnienia, umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu. Z wyżej wskazanych względów, jeżeli liczba pracowników objętych wypowiedzeniami zmieniającymi osiągnie progi zwolnień grupowych (przytoczone w pkt 4 niniejszego opracowania), pracodawca może być zobligowany do wdrożenia procedury zwolnień grupowych (mimo że podstawowym celem dokonywanych wypowiedzeń jest jedynie zmiana warunków zatrudnienia, a nie rozwiązanie umowy o pracę).
PRZESTÓJ
Pracodawca, który nie chce lub nie może zawrzeć z reprezentacją pracowników porozumienia dotyczącego przestoju z przyczyn ekonomicznych na zasadach uregulowanych w „tarczy antykryzysowej”, a jednocześnie nie zleca pracowniom pracy z przyczyn związanych z zaistniałą sytuacją epidemiologiczną (np. z powodu zakazu prowadzenia działalności wynikającego z wprowadzonego stanu epidemii), może wypłacać pracownikom wynagrodzenie przestojowe uregulowane w art. 81 kodeksu pracy. Zgodnie z wyżej wskazanym przepisem „§ 1. Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów”. Pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia ustalonego zgodnie z w/w § 1.
Wyżej cytowany przepis art. 81 § 1 k.p. posługuje się pojęciem „przyczyn dotyczących zakładu pracy”. Zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej „konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę (podobnie jak odcięcie prądu w mieście w tym również w zakładzie pracy co uniemożliwia pracę, powódź która zalała zakład pracy itp.)” .
Zgodnie z dominującym w orzecznictwie poglądem wyżej wskazane wynagrodzenie – zwane potocznie wynagrodzeniem przestojowym – obejmuje wynagrodzenie zasadnicze określone w umowie o pracę oraz dodatek funkcyjny (kwota odpowiadająca 60% wynagrodzenia będzie dotyczyć tej kategorii pracowników, względem której nie wyodrębniono wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinowa lub miesięczną, np. osób, którzy wykonują pracę za wynagrodzeniem prowizyjnym lub akordowym). Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przestoju reguluje rozporządzenie MPiPS z dnia 29.5.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy.
ZAPEWNIAMY POMOC
Na wszelkie Państwa pytania dotyczące obowiązków i uprawnień pracodawcy w związku z epidemią COVID -19 odpowiedzą prawnicy FILIPIAK BABICZ LEGAL Spółka komandytowa z siedzibą w Poznaniu
